Kun yritys päättää vaihtaa toimitiloja, edessä on usein yhtä suuri rimakauhu kuin sohvakalustetta hissiin sovittaessa. Samaan aikaan pitäisi palvella asiakkaita, hoitaa sähköpostit ja ehtiä juomaan edes yksi rauhallinen kahvikupillinen päivässä. Onneksi apua on tarjolla. Ammattimainen muuttofirma ei ole pelkkä voimalla kantava joukko, vaan supliikki ammattilaistiimi, joka ymmärtää, ettei tarvita vain käsivoimia, vaan myös suunnitelmallisuutta, pikkuseikkojen hallintaa ja hyvää huumoria. Juuri siksi yritysmuutosta ei tarvitse tehdä selviytymistarinaa.
Kun kalusteet kohtaavat suunnitelmallisuuden kauneuden
Yritysmuutto ei ole vain sitä, että otetaan laatikko syliin ja ajetaan uusiin tiloihin. Asiassa on yleensä budjetti, aikataulu ja hieman hermoilua – varsinkin, jos uudet toimistotilat osoittautuvatkin energiaa syöväksi labyrintiksi. Hyvä muuttofirma tekee alusta alkaen selväksi, miten muutos käytännössä tapahtuu.
Yrityksien muuttoihin perehtynyt firma esimerkiksi käy tarkasti läpi yrityksen tilat, kartoittaa isojen kalusteiden mitat ja päättää, mikä siirtyy kassakaapin kanssa huoneeseen A ja mikä saa nauttia taukohuoneen auringonsäteistä huoneessa B. Usein yrityksen johto ajattelee, että riittää, kun työntekijät ahdetaan kuorma-autoon. Faktahan on kuitenkin se, että muutto koostuu kalustepaketista, tekniikkaketista ja joskus jopa siitä kahvikuppipaketista.
Kaikki nämä pitää pakata oikeassa järjestyksessä. Näin uudessa toimistossa ei tarvitse tunnin ajan käännellä pöytiä ja soitella paniikissa IT-tuelle, kun läppärit tuntuvat kadonneen kuin tuhka tuuleen. Hyvä firma ei jätä asiakastaan yksin lattialaatikoiden ja hämmennyksen keskelle, vaan selviytyy loistavasti myös sekavien laturijohtojen ja monitoimilaitteisiin katoavien post-it-lappujen kanssa. Hyvä firma käyttää kuormauksessa ja purussa järjestelmällistä taktiikkaa ja antaa samanlaisen sielukkaan huomion niin arvokkaalle dokumenttilokerikolle kuin likaisen kahvikupin hävittämisellekin.
Toki muutettavan yrityksenkin pitää osallistua omalta osaltaan. Tarroittaminen on oiva keino onnistuneeseen muuttoon. Tarrat kertovat, minne tavara tulee. Tarroissa on hyvä käyttää työpisteistä kertovaa juoksevaa numerointia. Ja jokainen laatikko pitää numeroida!
Vähän huumoria ja säästöjäkin
Yritysmuuton onnistuminen perustuu usein siihen, että muuttofirma ei ole pelkkä kuormajuhta, vaan oikea kumppani, joka ymmärtää, miten säästetään aikaa, rahaa ja hermoja. Muuttofirma kuten Muuttohaukat on kovaa tekoa tällä saralla: kokemuksesta tiedetään, ettei kahvilan pöydän etsiminen kolmeen kertaan uudessa toimistossa ole firmalle tulosta tuottavaa toimintaa. Jos vaihdetaan pelkkä osoite, mutta johto ei voi keskittyä muutosviestintään tai henkilökunta raapii päätään asiakasraporttien kirjaamisen sijaan, muutto on firman koosta riippumatta takkuinen. Siksi hyvä muuttofirma tarjoaa apua myös muuton taustatyöhön ja järjestelyihin.
Hyvin pakattujen laatikoiden edut:
- Selkeys: Kun kyljessä lukee tarkasti sisältö, ne ovat arjen pieniä sankareita.
- Rauha: Ne pelastavat päivän ennen kuin pomo ehtii edes hermostua ääneen.
- Tehokkuus: Riittävä määrä ammattilaisia takaa, etteivät tavarat ala lennellä kuin laukut lentokentän lähtöselvityksessä viime hetken paniikin iskiessä.
Jos firmat ottavat muuton liian kevyesti, tuloksena on usein paljon liikettä mutta vähän valmista. Hyvä muuttofirma saa aikaan sen, että uusi osoite ei ala tuntua vieraalta, vaan pikemminkin arjen sujuvalta jatkumolta. Sen sijaan, että muuttofirma jäisi odottelemaan, kenen pinna palaa ensimmäisenä, se tuo asiakastiloihin tuoretta intoa ja tekee siirtymästä hauskan tapahtuman lynkkaustilaisuuden sijaan.
Muutto tulee ja menee, mutta osaava tuki pysyy
Ammattimainen ote tarkoittaa sitä, että asiakas voi keskittyä tärkeimpään: omaan työhönsä kantamisen ja hajoavien pahvilaatikoiden murehtimisen sijaan. Harva asia on tylsempää kuin avata laatikko, jonka päälle on kirjoitettu epämääräisesti ”toimistotarvikkeita”, ja huomata, ettei paperileikkuria löydy – eikä paria päivää myöhemmin myöskään omia hermoja metelin keskellä.
Muuttoprojektista ei kannata tehdä johtamisen kompastuskiveä. Kun muutto on ammattilaisten käsissä, sitä ei tarvitse pelätä – sitä voi jopa hieman odottaa. Hyvän muuttofirman kanssa muutos sujuu, toimii ja saa myös nauraa. Harvalle muulle asialle saa yhtä paljon vastinetta paitsi kantokyvyssä, myös lopputuloksen ihanassa kirkkaudessa.